Mit dem offiziellen Projektbeginn im Sommer 2003 wurden zunächst referatsbezogen „Energiebeauftragte" bestellt, die gemeinsam mit den jeweiligen Hausmeistern die städtischen Kolleginnen und Kollegen zum langfristigen Energieeinsparen motivieren sollen. Unterstützung bietet hierbei ein Projektteam bestehend aus dem Referat Umwelt (federführende Koordination), dem Referat Hochbau und Liegenschaften (fach-technische Zuständigkeit), der gkd-el (IT-Bereich) und dem Personalrat. Das Projektteam bildet zusammen mit den Energiebeauftragen und den Hausmeistern den „Arbeitskreis zur verwaltungsinternen Energieeinsparung“ und trifft sich einmal jährlich. Um das eigene Personal zu entlasten und einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen, wurde ein Vertrag mit einem externen Beraterbüro geschlossen. Dieses ist verantwortlich für die Quantifizierung der Energieeinspareffekte, die qualitative Evaluierung des Projektes und die Schulung der KollegInnen, der Energie-beauftragten sowie der Hausmeister. Der Vertrag umfasst die Einsparung in den drei Sparten Strom, Heizung und Wasser.

Neben Gebäuderundgängen, Schulungen der Energiebeauftragten und der Hausmeister und der monatlichen Verbrauchserfassung zeichnet sich das Vorhaben durch eine Optimierung der verwaltungsinternen Öffentlichkeitsarbeit und aktive Mitarbeitermotivation aus. Es fanden zunächst  MitarbeiterInnen- und Hausmeisterseminare statt, monatliche Energiespartipps werden via Intranet versendet und Faltblätter, Ausstellungen und Aktionen rücken die Themen Strom- und Energieeinsparen immer wieder in den Fokus. Einmal im Jahr wird ein Energie-Quiz für alle beteiligten KollegInnen mit Preisverleihung durch den Oberbürgermeister veranstaltet. Dieses Quiz ist so konzipiert, dass die bis dahin erschienenen elf Energie-spartipps häufig zu Rate gezogen werden müssen.

Die Finanzierung der Firmenleistungen erfolgt grundsätzlich erfolgsabhängig und beläuft sich auf 30 % der tatsächlich eingesparten Energiekosten. In Abstimmung mit dem Projektteam werden 55 % der eingesparten Summe in kleinere energietechnische Sanierungsmaßnahmen der beteiligten Liegenschaften reinvestiert. So wurden beispielsweise Thermostatventile verbaut, Thermostops für Warmwasserbereiter installiert, Digitalthermometer für die Hausmeister angeschafft, Beleuchtungssteuerungen für Treppen und Flure eingeführt oder die Beleuchtung komplett auf LED-Technik umgestellt. Die verbleibenden 15 % werden als Motivationsanreiz den beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Im Rahmen der jährlichen Preisverleihung für das Energie-Quiz werden etwa die Hälfte bis zwei Dritteln des Geldes für soziale Zwecke gespendet und der Rest in Form von attraktiven Preisen verlost.

Die Initialzündung war die positive Erfahrung einer gemeinsam mit der EnergieAgentur.NRW veranstalteten „E-Fit-Woche“ im Rathaus Buer. Danach sollte das Thema „Nutzerverhalten“ oder besser „Der Faktor Mensch und der Klimaschutz“ in noch stärkerem Maße und insbesondere dauerhaft gefördert werden.

Projektziel ist es, das habitualisierte NutzerInnen-Verhalten in der Stadtverwaltung Gelsenkirchen so zu verändern, dass ein sorgsamer und bewusster Umgang mit den Ressourcen Wasser, Strom und Wärme entsteht, der dem Klimaschutz und der Kostenreduktion dient.

Das Projekt „Energieeinsparen in der Stadtverwaltung Gelsenkirchen“ ist kostenneutral. Die hinzugezogene Beraterfirma bekommt 30 % der (witterungs-)bereinigten Einsparungen, 55 % werden in den beteiligten Liegenschaften reinvestiert und 15 % werden für die Preise beim jährlichen Energie-Quiz und für Spenden ausgegeben.

Träger des Projektes ist ein Projektteam, bestehend aus dem Referat Umwelt (federführende Koordination), dem Referat Hochbau und Liegenschaften (fach-technische Unterstützung), der gkd-el (IT-Bereich) und dem Personalrat.

Akteure und zugleich Zielgruppe sind die betroffenen KollegInnen in den zwölf ausgewählten Liegenschaften, wobei den Energiebeauftragten der einzelnen Referate und den Hausmeistern eine besondere Verantwortung zufällt.

Da es sich um ein verwaltungsinternes Projekt handelt, sind neben dem federführenden Referat Umwelt das Referat Hochbau und Liegenschaften und die gkd-el (IT) die unmittelbaren Projektpartner. Eine besonders wichtige Rolle spielt die Zusammenarbeit mit dem Personalrat, da es immer wieder auch um die Belange der KollegInnen geht (Stichwort: „private Haushaltsgeräte im Büro“).

Derzeit sind in 12 Liegenschaften, darunter dem Rathaus Buer, dem Bildungszentrum und dem Schloss Horst – um nur die größten zu nennen – circa 1.000 KollegInnen involviert, die maßgeblich zum Erfolg des Projektes beitragen.

Kosteneinsparung: 70.000 - 95.000 Euro/a
CO₂-Einsparung: 150 - 270 t/a